Email|別濫用縮寫、感嘆號!發電郵給老闆 3大要點一定要留意

撰文:經理人
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寫email 給自己的老闆讓你感到緊張嗎?撰寫電子郵件是工作主要的溝通型式之一,可說是進入職場的必修課,因此,在每次寫信互動中,能否展現專業精神非常重要。寫得好,能夠促進彼此合作關係,留下好印象;寫得不好或忽略禮節,讓人看完不知所云,則可能使個人形象大打折扣,要是因此搞壞關係,可就得不嘗失。

主旨要一看就懂,用老闆偏好的名字、稱謂來稱呼

開始寫一封專業、得體的 email,其實並不難,第一,郵件主旨要讓人一看就懂。主旨是老闆收到郵件首先映入眼廉的訊息,因此盡可能不要使用模糊、通用性的主旨,像是「Hi」或「更新」,因為它們容易被忽略。反之,要在主旨用一句話描述信件目的、寫出關鍵詞,例如「部門月會日期更改」、「本周的排程問題」或「結案報告反饋」等,將有助於你的老闆優先處理這封信。

第二,應遵循 email 禮儀,請使用專業的問候語,並以老闆偏好的姓名或稱謂稱呼他,像是 Dear Mr. Wexler 或 Hello Robert。避免使用非正式的問候語,比方說 Hey、哈囉、和 Yo,或使用老闆名字的簡稱或綽號。此外,若 email 主旨是請求休假或延長截止日期,建議使用正式一點的問候語;發送感謝信時,則可選擇輕鬆一些或個人化的問候語。

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切忌簡寫、表情符號、過多感嘆號

在撰寫的過程中,力求使用中立、低調、合理的表述。電子郵件溝通的挑戰之一,是難以傳達訊息中的語氣和背景,而使得你可能無意間聽起來粗魯或具攻擊性,或者誤解老闆的意思;要避免這些問題,應適時留意你的措辭和標點符號,並使用修飾語來表達。

比方說,你可以使用請、謝謝或感激等詞彙,來表達禮貌和謝意,或使用抱歉、遺憾等詞來表達道歉或壞消息。你也可以使用感嘆號、問號或省略號等標點符號,來表示興奮、好奇或猶豫。

不過要注意的是,要避免使用過多感嘆號,因為那會顯得不夠成熟;也要避免使用簡寫、表情符號,例如 4u、2day 這樣的縮寫,或在句尾添加笑臉符號;要使用完整、通順的句子來顯現專業。寄信之前,也要記得仔細校對郵件內容,抓出錯誤或補足缺少的訊息,包括檢查收件人、附件或密件副本等,確保你的郵件內容無誤、寄給正確的人。

商量問題時提供解方,請求時採非命令式表達

寫 email 和老闆商量某個問題,最好直接切入主題,不拖泥帶水。如果那個問題困擾你許久、遲遲解決不了,甚至影響你的工作,那麼可以先跟老闆概述大致狀況,例如你做了甚麼努力,以及為甚麼沒有成功。同時也別忘記清晰、具體地提出解決方案,並拿出實例來支持你的論點,讓老闆安心,尤其當你的解決方案會耗費時間或成本的時候,這麼做會特別有幫助。

如果寫 email 給老闆是為了請求某件事,這時除了清晰、禮貌的說明問題外,要小心避免「你要不要」或「你能否」開頭的句子,因為可能會給對方壓迫感;改用像是「你可以」或「是否可能」這樣的請求,是比較令人感到尊重的方式。此外,也可以提供基本時程表。比方你需要延長交稿期限,那麼你可以這樣說:「我這星期遇到了緊急狀況,無法在明天交出文章,如果我在這周五下班前前交稿可以嗎?」

最後,如果你的 email 是緊急、有時效性的需求,但是老闆沒有回信,這個時候最有效的做法,就是打電話給他,或是直接到辦公室找他,不需要再寄信;如果 email 是不緊急的事,等了一個禮拜老闆沒有回信,此時你可以再發送一封跟進郵件,在主旨及郵件開頭重申你的重點內容,例如「周五前必須批准的專案預算」、「周二必須在附件上簽字」提醒老闆回覆。

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